E-Rechnungspflicht: Shop und ERP rechtzeitig umstellen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 kommt für größere Unternehmen die Pflicht hinzu, B2B-Rechnungen auch strukturiert auszustellen, ab 2028 gilt sie für alle inländischen B2B-Umsätze (Bundesministerium der Finanzen). Wir richten die formatkonforme Rechnungserzeugung in Ihrem Shopware-Shop ein und binden sie an ERP und Buchhaltung an.
2027
Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz (BMF)
2028
Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze (BMF)
45%
der Unternehmen können E-Rechnungen empfangen (Bitkom Research, 2024)
EN 16931
europäische Norm für das Rechnungsdatenmodell
Festpreise · netto zzgl. USt.
- Ausgangs- und Empfangsprozess getrennt gedacht, aber gemeinsam umgesetzt
- ZUGFeRD ab 2.0.1 und XRechnung nach EN 16931 aus denselben Bestelldaten
- Validierung gegen Schema und Geschäftsregeln vor der Übergabe ans ERP
- Fester Projektpreis nach der kostenfreien Bestandsaufnahme
Die formatkonforme Rechnungserzeugung und die Übergabe an ERP oder Buchhaltung setzen wir als Schnittstellenprojekt um: Standard-Anbindung ab 4.900 €, individuelle Integration mit eigener Transformationsschicht ab 12.900 €. Als Teil eines neuen B2B-Shops ab 14.900 €. Erweiterungen und Sonderlogik nach Aufwand: 119 € pro Stunde, Tagessatz 940 €. Laufende Betreuung der Schnittstelle ab 249 € pro Monat. Alle Preise netto zzgl. USt.
Die E-Rechnung ist keine Formatfrage der Buchhaltung, sondern ein Datenthema des gesamten Bestellprozesses. Wer im B2B verkauft, erzeugt Rechnungsdaten dort, wo die Bestellung entsteht — im Shop und im ERP. Als spezialisierte B2B E-Commerce Agentur richten wir die strukturierte Rechnungserzeugung nach EN 16931 ein, verbinden sie über eine belastbare Schnittstellenschicht mit Ihrem ERP und bauen den Empfangsprozess für eingehende Lieferantenrechnungen auf. Diese Seite erklärt die Fristen, die zulässigen Formate und den typischen Projektablauf. Rechtliche Details stimmen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab — wir liefern die technische Umsetzung.
Die Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick
Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz aus dem Jahr 2024, das die umsatzsteuerlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnung im inländischen B2B-Bereich neu geordnet hat. Die Einführung erfolgt gestaffelt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze (Bundesministerium der Finanzen). Die Angaben geben den aktuellen Stand der Veröffentlichungen wieder; maßgeblich ist stets die geltende Fassung der Vorschriften.
Der am häufigsten übersehene Punkt ist die Empfangsseite. Sie gilt bereits heute und unabhängig vom eigenen Umsatz: Wer eine E-Rechnung von einem Lieferanten erhält, muss sie annehmen und verarbeiten können. In der Praxis klafft hier eine Lücke — nur 45 Prozent der Unternehmen können E-Rechnungen in strukturierten Formaten empfangen (Bitkom Research, 2024). Für Shopbetreiber bedeutet das doppelten Handlungsbedarf: den Empfang jetzt, die formatkonforme Ausstellung mit Vorlauf bis zum jeweiligen Stichtag.
Vorbereitung braucht Vorlauf, nicht den Stichtag
Was eine E-Rechnung rechtlich ist: die Norm EN 16931
Eine E-Rechnung im Sinne der Regelung ist nicht einfach eine digital versendete Rechnung, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell und die Kerninhalte einer Rechnung festlegt (Bundesministerium der Finanzen). Erst dadurch lassen sich Rechnungsdaten ohne manuelle Erfassung direkt in Buchhaltung und ERP übernehmen — das ist der eigentliche Zweck der Umstellung.
Für die Praxis besonders wichtig: Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung, weil sie keine strukturierten Daten enthält, sondern nur ein Abbild. Sie gilt als sonstige Rechnung und ist im verpflichteten B2B-Bereich nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr ausreichend. Auch eine eingescannte Papierrechnung erfüllt die Anforderung nicht. Diese Unterscheidung überrascht viele Unternehmen, die ihren Rechnungsversand längst als digitalisiert betrachten.
Strukturiert statt abgebildet
Die Rechnungsdaten liegen als maschinenlesbares XML vor, nicht als Bild oder freier Text. Jedes Feld ist eindeutig ausgezeichnet und lässt sich automatisiert weiterverarbeiten — vom Nettobetrag über den Steuersatz bis zur einzelnen Position.
Norm-konform nach EN 16931
Die europäische Norm definiert Pflichtfelder und semantisches Modell. Nur wer sie erfüllt, stellt eine E-Rechnung im Sinne der Regelung aus. Das gilt für ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ebenso wie für XRechnung.
Direkt verarbeitbar
Buchhaltung und ERP übernehmen Betrag, Steuersatz, Positionen und Zahlungsdaten unmittelbar aus dem Datensatz. Die manuelle Erfassung entfällt, und mit ihr die häufigste Fehlerquelle im Rechnungslauf.
Prüfbar vor der Buchung
Jede E-Rechnung lässt sich gegen Schema und Geschäftsregeln der Norm validieren. Fehlerhafte Belege fallen auf, bevor sie in die Buchung laufen — das spart Rückfragen bei Lieferanten und Korrekturen im Nachhinein.
Revisionssicher archivierbar
Der strukturierte Datensatz ist das Original und wird unveränderbar archiviert. Eine reine Ablage des PDF-Abbilds genügt nicht, weil dabei die strukturierten Daten verloren gehen. Das unterstützt die Nachvollziehbarkeit nach GoBD.
Interoperabel über Systemgrenzen
Weil alle Beteiligten dieselbe Norm nutzen, funktioniert der Austausch über Unternehmens- und Systemgrenzen hinweg einheitlich — auch dann, wenn Lieferant und Kunde völlig unterschiedliche ERP-Systeme einsetzen.
ZUGFeRD und XRechnung: die zulässigen Formate
In Deutschland erfüllen zwei Formate die Anforderungen der Norm: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Bundesministerium der Finanzen). XRechnung ist ein reines XML-Format und vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert eine PDF/A-3-Datei für das menschliche Auge mit einem eingebetteten XML-Datensatz für die maschinelle Verarbeitung. Welches Format sinnvoll ist, entscheidet die Empfängerstruktur — und in vielen Fällen die Antwort „beide“.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Menschlich lesbar | Nur mit Viewer oder Visualisierung | Ja, direkt als PDF |
| Typischer Einsatz | Öffentliche Auftraggeber und B2B | B2B und gemischte Empfängerkreise |
| Ausreichende Profile | Norm-konforme Ausprägung | EN 16931 (Comfort) und höher |
| Nicht ausreichend | nicht enthalten | MINIMUM und BASIC-WL |
| Zugrunde liegende Norm | EN 16931 | EN 16931 |
Formatvielfalt ist der Normalfall, nicht die Ausnahme
Was im Shop und im ERP passieren muss
Der technisch sauberste Weg ist die native Erzeugung der E-Rechnung direkt aus den Bestelldaten. Der Shop verfügt über alle relevanten Informationen — Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Kunden- und Lieferdaten — und kann daraus unmittelbar einen normkonformen Datensatz erzeugen, statt ihn nachträglich aus einem PDF zu rekonstruieren. Für Shopware in der Community Edition heißt das: Aus jeder abgeschlossenen Bestellung entsteht eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, die maschinenlesbar an die nachgelagerten Systeme übergeben wird.
Voraussetzung dafür ist Datenvollständigkeit an der Quelle. Die Norm verlangt bestimmte Pflichtangaben, die im Shop konsequent gepflegt sein müssen: die korrekte USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Umsätzen, eindeutige Zahlungsbedingungen, die Bankverbindung und — im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern — die Leitweg-ID. Fehlen diese Felder, scheitert die Validierung. Eine gepflegte PIM-Integration und saubere Kundenstammdaten sind damit die stille Grundlage der formatkonformen Rechnung.
Ausgang und Empfang als ein Schnittstellenprojekt
Eine Formatschicht für beide Richtungen
Ausgangs- und Empfangsprozess sind fachlich zwei Themen, technisch aber dieselbe Aufgabe: strukturierte Rechnungsdaten normkonform übersetzen, validieren und an das richtige System übergeben. Wir bauen deshalb eine gemeinsame Formatschicht, die aus Bestelldaten ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt und eingehende Belege gegen dieselben Regeln prüft, bevor sie ins ERP laufen.
- Erzeugung aus den Bestelldaten statt Rekonstruktion aus dem PDF
- Validierung gegen Schema und Geschäftsregeln vor der Übergabe
- Ein Regelwerk für Ausgang und Empfang, ein Monitoring für beides
Eingehende Rechnungen empfangen und verarbeiten
Die Empfangsseite ist bereits seit 2025 verpflichtend und wird regelmäßig unterschätzt. Eingehende E-Rechnungen müssen entgegengenommen, gegen Schema und Geschäftsregeln der Norm validiert und anschließend verarbeitet werden. Eine belastbare Verarbeitung prüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden und plausibel sind, bevor der Beleg in die Buchung läuft. So werden fehlerhafte Rechnungen erkannt, bevor sie Aufwand in der Buchhaltung verursachen.
- Eingehende E-Rechnungen technisch entgegennehmen und strukturiert ablegen
- Gegen das EN-16931-Schema und die Geschäftsregeln validieren
- Pflichtangaben und Plausibilität automatisiert prüfen, Abweichungen melden
- Menschenlesbare Visualisierung für Sachbearbeitung und Freigabe bereitstellen
- Strukturierten Datensatz an ERP und Buchhaltung übergeben
- Das XML-Original unveränderbar und maschinell auswertbar archivieren
Zur Verarbeitung gehört ausdrücklich auch eine menschenlesbare Darstellung: Sachbearbeitung und Freigebende wollen den Beleg sehen, nicht das XML lesen. Das strukturierte Original wird deshalb um eine lesbare Visualisierung ergänzt und über definierte Wege ins ERP oder in den Freigabeprozess geleitet. Wer den Einkauf über ein B2B-Portal steuert, kann den Rechnungseingang direkt in die bestehenden Rollen- und Freigabeprozesse einbetten.
Können Sie E-Rechnungen heute schon empfangen?
Die Empfangspflicht gilt bereits, die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt. Wir nehmen Ihre bestehende Shop- und ERP-Landschaft auf und zeigen im kostenfreien Erstgespräch, welche Schritte in welcher Reihenfolge sinnvoll sind.
Ausnahmen: Kleinbeträge, B2C und Auslandsbezug
Nicht jede Rechnung fällt unter die Ausstellungspflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen und dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden, ebenso Fahrausweise (Bundesministerium der Finanzen). Die Pflicht gilt zudem nur für inländische B2B-Umsätze: Rechnungen an Endverbraucher sowie an im Ausland ansässige Unternehmen sind nicht erfasst. Auch bestimmte steuerbefreite Umsätze können ausgenommen sein — welche das im Einzelfall sind, lassen Sie im Zweifel steuerlich prüfen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: weiterhin als sonstige Rechnung zulässig
- Fahrausweise: von der Ausstellungspflicht ausgenommen
- B2C-Umsätze: Rechnungen an Endverbraucher sind nicht erfasst
- Auslandsbezug: Umsätze mit im Ausland ansässigen Unternehmen fallen nicht unter die inländische Pflicht
- Bestimmte steuerfreie Umsätze: je nach Leistungsart ausgenommen
Ausnahmen nicht zur Regel des Prozesses machen
Archivierung und GoBD-Konformität
Bei der E-Rechnung ist der strukturierte XML-Datensatz das Original, nicht die PDF-Visualisierung. Für die Aufbewahrung bedeutet das: Der XML-Teil muss unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden, sodass er im Fall einer Betriebsprüfung im Ursprungsformat vorliegt. Eine reine Ablage des PDF-Abbilds genügt nicht, weil dabei die strukturierten Daten verloren gehen. Das entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).
Zu beachten ist außerdem die Aufbewahrungsfrist: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Eine durchgängige, protokollierte Belegkette von der Erzeugung im Shop über die Übergabe ans ERP bis zur revisionssicheren Archivierung erleichtert die Nachweispflichten erheblich. Diese Kette sauber zu schließen ist Teil des Schnittstellenprojekts und der Grund, warum Format-, Buchungs- und Archivebene gemeinsam gedacht werden sollten.
Abgrenzung zur Buchungsanbindung
Typischer Projektablauf in sechs Schritten
Ein Einführungsprojekt lässt sich in überschaubare Phasen gliedern. Es beginnt mit einer Bestandsaufnahme der bestehenden Rechnungsprozesse und endet mit einem überwachten Produktivbetrieb. Anders als eine vollständige ERP-Migration ist die Einführung der E-Rechnung in einem klaren Zeitrahmen umsetzbar — vorausgesetzt, sie startet mit ausreichend Vorlauf. Der Aufwand hängt vor allem davon ab, wie sauber die Stammdaten sind und wie gut die vorhandene ERP-Schnittstelle dokumentiert ist.
Bestandsaufnahme
Wir erfassen die aktuellen Ausgangs- und Empfangsprozesse, die beteiligten Systeme und die Datenqualität im Shop. Dabei zeigt sich, welche Pflichtfelder bereits vorhanden sind, welche Kunden- und Steuerdaten nachgepflegt werden müssen und ob die ERP-Seite über eine nutzbare Schnittstelle verfügt.
Formate und Profile festlegen
Anhand Ihrer Empfängerstruktur legen wir fest, welche Formate erzeugt werden: ZUGFeRD in einem ausreichenden Profil, XRechnung oder beides parallel. Gleichzeitig gleichen wir die Pflichtfelder der Norm mit den in Shop und ERP verfügbaren Daten ab und benennen die Lücken.
Erzeugung einrichten
Die native Erzeugung wird an die Bestelldaten angebunden: Aus jeder abgeschlossenen Bestellung entsteht ein normkonformer Datensatz, der unmittelbar gegen EN 16931 validiert wird. Fehlerfälle werden protokolliert und laufen nicht unbemerkt in den Versand.
Empfang aufbauen
Parallel entsteht der Empfangsprozess: Eingehende Belege werden angenommen, validiert, menschenlesbar dargestellt und in den Freigabeweg gegeben. Auffällige Belege werden markiert, statt sie ungeprüft an die Buchhaltung weiterzureichen.
ERP und Archiv anbinden
Ausgang und Empfang werden an ERP und Buchhaltung übergeben, die Belegkette wird geschlossen und die revisionssichere Ablage des XML-Originals eingerichtet. Erst damit ist der Prozess durchgängig und nicht nur an einer Stelle formatkonform.
Testlauf und Go-Live
Vor der Umschaltung fahren wir einen Testlauf mit echten Belegen und stimmen die Ergebnisse mit Ihrem Steuerberater ab. Danach geht der Prozess überwacht produktiv; die ersten Wochen begleiten wir mit Monitoring der Formatschicht im Rahmen unserer Wartungsleistungen.
Das Wichtigste zur E-Rechnung im B2B-Shop
- Empfangspflicht gilt seit 2025 für jedes inländische Unternehmen, Ausstellungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 (BMF)
- Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 in ausreichendem Profil — eine reine PDF-Rechnung genügt nicht
- Die Erzeugung gehört an die Quelle: aus den Bestelldaten in Shop und ERP, nicht nachträglich aus dem PDF
- Das XML-Original ist der aufzubewahrende Beleg; Standard-Anbindung ab 4.900 € netto, individuell ab 12.900 €
Grundlage der Angaben auf dieser Seite