E-Rechnungspflicht 2027: Shop und ERP vorbereiten

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach eine digital versendete Rechnung, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell und die Kerninhalte einer Rechnung festlegt (Bundesministerium der Finanzen). Erst dadurch lassen sich Rechnungsdaten ohne manuelle Erfassung direkt in die Buchhaltung und ins ERP übernehmen -- das ist der eigentliche Zweck der Umstellung.

Wichtig für die Praxis: Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung, da sie keine strukturierten Daten enthält, sondern nur ein Abbild. Sie gilt künftig als sonstige Rechnung und ist im verpflichteten B2B-Bereich nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr zulässig. Auch eine eingescannte Papierrechnung erfüllt die Anforderung nicht. Genau diese Unterscheidung überrascht viele Unternehmen, die ihren Rechnungsversand bereits als digitalisiert betrachten.

Der sauberste Weg ist die native Erzeugung der E-Rechnung direkt aus den Bestelldaten. Der Shop verfügt über alle relevanten Informationen -- Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Kunden- und Lieferdaten -- und kann daraus unmittelbar einen normkonformen Datensatz erzeugen. Für Shopware in der Open-Source-Variante bedeutet das: Aus jeder abgeschlossenen Bestellung entsteht eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, die maschinenlesbar an die nachgelagerten Systeme übergeben wird, statt nachträglich aus einem PDF rekonstruiert zu werden.

Voraussetzung ist die Datenvollständigkeit an der Quelle. Die Norm verlangt bestimmte Pflichtangaben, die im Shop konsequent gepflegt sein müssen: die korrekte USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Umsätzen, eindeutige Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und -- im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern -- die Leitweg-ID. Fehlen diese Felder, scheitert die Validierung. Eine gepflegte PIM-Integration und saubere Kundenstammdaten sind damit die stille Grundlage der formatkonformen Rechnung. Wer die Datenqualität im Shop ohnehin für kommende Anforderungen wie den digitalen Produktpass aufräumt, schafft zugleich die Basis für belastbare Rechnungsdaten.

Die Rechnung entsteht oder trifft ein -- entscheidend ist, was danach passiert. Der strukturierte Datensatz muss in das ERP und in die Buchhaltung gelangen, damit Auftrag, Rechnung und Zahlung zusammenlaufen. Genau hier liegt der Kern des Projekts: die formatkonforme Rechnung mit den nachgelagerten Systemen zu verbinden. Das ist ein klar abgegrenztes Schnittstellenprojekt, das den Ausgangsprozess (Rechnung erzeugen und versenden) und den Empfangsprozess (Rechnung annehmen und einbuchen) sauber trennt und beide an das ERP anbindet.

Wichtig ist die Abgrenzung zur reinen Buchungsanbindung. Der Belegexport in die Finanzbuchhaltung behandelt, wie Buchungssätze und Belegbilder in die Fibu übertragen und Konten zugeordnet werden. Die E-Rechnungspflicht setzt eine Ebene davor an: beim gesetzlich verpflichtenden Rechnungsformat und beim Ausgangs- wie Empfangsprozess. Beide Ebenen greifen ineinander -- das Format ist die normkonforme Hülle, die Buchungsanbindung verarbeitet ihren Inhalt. Wer beides aufeinander abstimmt, vermeidet Medienbrüche zwischen Shop, ERP und Steuerberater.

Die Zeit bis 2027 ist knapper, als sie wirkt. Die DIHK-Digitalisierungsumfrage 2026 bewertet den Digitalisierungsgrad der deutschen Wirtschaft mit durchschnittlich 2,8 und befragte dafür knapp 5.000 Unternehmen; ohne bessere Rahmenbedingungen drohe der digitale Fortschritt gerade im Mittelstand zu stagnieren (DIHK, 2026). Zugleich zeigt der Empfangswert von nur 45 Prozent (Bitkom Research, 2024), wie viele Unternehmen selbst die seit 2025 geltende Pflicht noch nicht erfüllen. Wer die Ausstellungspflicht 2027 nicht mit einem Testlauf-Puffer angeht, riskiert Fehlbelege im laufenden Betrieb.

Hinzu kommt der Blick auf die Formatnutzung: Von den empfangsfähigen Unternehmen setzen 71 Prozent auf EDI-Formate, 27 Prozent auf ZUGFeRD/Factur-X und 5 Prozent auf XRechnung (Bitkom Research, 2024). Diese Vielfalt bedeutet, dass ein B2B-Shop unterschiedliche Formate erzeugen und entgegennehmen können sollte. Wer parallel einen ERP-Wechsel plant -- etwa den in einem eigenen Beitrag beschriebenen Umstieg von SAP ECC auf S/4HANA --, koppelt beide Vorhaben am besten über eine stabile Schnittstellenschicht, damit sich Format- und Systemwechsel nicht gegenseitig blockieren.

Bei der E-Rechnung ist der strukturierte XML-Datensatz das Original -- nicht die PDF-Visualisierung. Für die Aufbewahrung heißt das: Der XML-Teil muss unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden, sodass er im Falle einer Betriebsprüfung im Ursprungsformat vorliegt. Eine reine Ablage des PDF-Abbilds genügt nicht, weil dabei die strukturierten Daten verloren gehen. Das entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

Zu beachten ist die Aufbewahrungsfrist: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Eine durchgängige, protokollierte Belegkette von der Erzeugung im Shop über die Übergabe ans ERP bis zur revisionssicheren Archivierung erleichtert die Nachweispflichten erheblich. Diese Kette sauber zu schließen ist Teil des Schnittstellenprojekts und der Grund, warum Format-, Buchungs- und Archivebene gemeinsam gedacht werden sollten.