E-Rechnung an Firmenkunden im EU-Ausland: Was ab 2027 gilt

Der Shop kennt eine Rechnungsadresse, eine Lieferadresse und meist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Über die E-Rechnungspflicht entscheidet aber keines dieser Felder allein, sondern die Ansässigkeit. Ansässig ist ein Unternehmer, der im Inland seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat (§ 14 Abs. 2 UStG). Daraus ergeben sich drei Fälle, die in der Praxis leicht falsch eingeordnet werden, weil die Adressdaten etwas anderes nahelegen.

Erstens der deutsche Kunde mit Lager oder Werk im EU-Ausland. Die Ware geht über die Grenze, die Lieferung ist als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei, und trotzdem besteht die Pflicht zur E-Rechnung. Das BMF nennt genau diesen Fall als Beispiel: eine innergemeinschaftliche Lieferung aus Deutschland an die Betriebsstätte eines anderen inländischen Unternehmers im Gemeinschaftsgebiet (BMF). Wer die Formatwahl an das Land der Lieferadresse hängt, schickt diesem Kunden ein PDF, obwohl eine E-Rechnung geschuldet ist.

Zweitens der ausländische Konzern mit deutscher Niederlassung. Bestellt die Niederlassung und ist sie am Umsatz beteiligt, ist der Kunde im Sinne der Vorschrift im Inland ansässig, und es gilt die Inlandspflicht. Maßgeblich ist, welche Einheit bestellt und für welche Einheit die Leistung bestimmt ist, nicht die Anschrift der Konzernzentrale im Briefkopf.

Drittens das ausländische Unternehmen, das in Deutschland nur umsatzsteuerlich registriert ist, etwa wegen eines Konsignationslagers. Eine bloße Registrierung steht nicht in der Aufzählung der Vorschrift; ohne Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte ist der Kunde nach dem Wortlaut nicht im Inland ansässig. Belgien regelt den spiegelbildlichen Fall für seine eigene Pflicht ausdrücklich so (einvoice.belgium.be). Grenzfälle wie diesen sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen und das Ergebnis im Kundenstamm festhalten.

Für deutsche Lieferanten ist das kein Randthema. Nach vorläufigen, kalender- und saisonbereinigten Zahlen gingen 2025 Waren im Wert von 876,5 Milliarden Euro (Destatis) in die Mitgliedstaaten der EU, das sind rund 56 Prozent (Destatis) der deutschen Warenexporte. Frankreich war mit 117,4 Milliarden Euro (Destatis) nach den USA das zweitwichtigste Empfängerland. Dass Deutschland bei diesen Kunden keine E-Rechnung verlangt, heißt nicht, dass der Kunde keine erwartet.

Die Richtlinie (EU) 2025/516 erlaubt den Mitgliedstaaten, für in ihrem Gebiet ansässige Unternehmen E-Rechnungen vorzuschreiben, ohne dafür eine Ermächtigung des Rates einzuholen; anwenden dürfen sie diese Regel ab dem 14. April 2025 (Richtlinie (EU) 2025/516). Belgien, Frankreich und Polen haben eigene Pflichten eingeführt. Die drei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich das aussieht, und sie haben eines gemeinsam: Die Pflicht trifft nur Unternehmen, die im jeweiligen Land ansässig sind.

In Frankreich müssen seit dem 1. September 2026 (DGFiP) alle Unternehmen unabhängig von Größe und Rechtsform E-Rechnungen über eine zugelassene Plattform empfangen können; Großunternehmen und Unternehmen der Zwischengröße (ETI) stellen sie seitdem auch aus. Kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen folgen spätestens zum 1. September 2027 (DGFiP). Erfasst sind Umsätze zwischen in Frankreich ansässigen Steuerpflichtigen, die in Frankreich der Mehrwertsteuer unterliegen und für die französische Rechnungsregeln gelten (DGFiP). Ein deutscher Lieferant ohne französische Niederlassung fällt damit nicht unter die Pflicht. Für französische Kunden liegt trotzdem ein Format nahe: ZUGFeRD und das französische Factur-X sind seit der Version 2.0 (FeRD) deckungsgleich. Eine ZUGFeRD-Rechnung im passenden Profil ist für den Kunden also eine Factur-X-Rechnung.

Aus dem Vertrieb kommt die Frage meist in dieser Form: Ein Kunde in Antwerpen oder Lyon bittet darum, Rechnungen künftig über Peppol oder als Factur-X zu bekommen. Eine Pflicht ist das für Sie nicht. Für den Kunden ist es aber Arbeitsersparnis, denn er bekommt von seinen inländischen Lieferanten strukturierte Rechnungen und möchte nicht für einen einzelnen Lieferanten aus dem Ausland ein PDF von Hand erfassen. Peppol ist dabei kein Dateiformat, sondern ein Netz zur Übermittlung. Das zugehörige Rechnungsformat Peppol BIS Billing 3.0 ist eine Ausprägung der EN 16931; jede Rechnung, die dieser Spezifikation entspricht, entspricht auch der europäischen Norm (OpenPeppol).

Wohin die Entwicklung geht, zeigen die Zahlen des EU Payment Observatory, das für die Europäische Kommission Daten von Eurostat auswertet. In der EU haben im Jahr 2023 erst 37 Prozent (EU Payment Observatory) der kleinen Unternehmen E-Rechnungen versendet. In Italien, wo die Pflicht zwischen Unternehmen 2019 (EU Payment Observatory) in Kraft trat, waren es bei den kleinen Unternehmen im selben Jahr 97 Prozent (EU Payment Observatory). Wo eine Pflicht gilt, stellen die Kunden ihren Rechnungseingang um, und ein Lieferant mit PDF wird dort zum Sonderfall in einem sonst automatisierten Ablauf.

Für den Versand über Peppol brauchen Sie einen Peppol-Dienstleister, der Sie mit dem Netz verbindet; eine direkte Registrierung ist nicht möglich (einvoice.belgium.be). Adressiert wird der Empfänger über seine Peppol-ID. In Belgien ist das mindestens die Unternehmensnummer mit der Schema-Kennung 0208 (einvoice.belgium.be). Diese Kennung gehört als eigenes Feld in den Kundenstamm und nicht in ein Freitextfeld der Rechnungsadresse, sonst lässt sie sich nicht zuverlässig in den Datensatz übernehmen.

Technisch läuft alles auf eine Entscheidung je Rechnung hinaus: welches Format, über welchen Weg, mit welchen Pflichtangaben. Diese Entscheidung gehört nicht in das Gedächtnis der Buchhaltung und nicht in eine Sonderregel im Rechnungsdruck, sondern in den Kundenstamm. Das ERP führt die Werte, Shop und B2B-Kundenportal zeigen sie an und lassen den Kunden etwa die Rechnungsadresse für E-Rechnungen selbst pflegen, und die Rechnungserzeugung liest sie aus. Sechs Felder tragen die Logik.

Der Kern ist eine Formatschicht, die aus denselben Bestelldaten verschiedene Ausgaben erzeugt: eine XRechnung für den Kunden in Hannover, eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 für den Kunden in Lyon, eine Rechnung im Format Peppol BIS für den Kunden in Gent und ein PDF für den Kunden in Krakau, der nichts anderes vereinbart hat. Weil die strukturierten Formate auf demselben Datenmodell der EN 16931 beruhen, bleibt der Aufwand für ein zusätzliches Format überschaubar, sofern die Daten vollständig sind. Die Erzeugung von XRechnung und ZUGFeRD aus Shop und ERP setzen wir als Teil unserer Schnittstellen zwischen Shop und ERP um; ein weiteres Format greift auf dieselben Daten zu.

Großkunden, die heute schon per EDIFACT bestellen und Rechnungen empfangen, bleiben auf ihrem Weg. Die Übergangsregel für EDI-Rechnungen bis Ende 2027 betrifft ohnehin nur Kunden, für die die Inlandspflicht gilt; bei Auslandskunden zählt allein die Vereinbarung. Wie EDI an den Shop angebunden wird, steht im Beitrag zu EDI im B2B-Shop.

Die Umstellung lässt sich so schneiden, dass zuerst die Inlandspflicht erfüllt ist und die Auslandsfähigkeit ohne zweites Projekt dazukommt. Die Reihenfolge richtet sich nach der Frist, die für Ihre Umsatzgröße gilt.

Wo Ihr Unternehmen in diesen Schritten steht und welche Felder im ERP schon vorhanden sind, klären wir in einer E-Commerce-Beratung. Den Umfang der technischen Umsetzung zeigt die Seite zur E-Rechnung im B2B-Shop.