Öffentliche Auftraggeber beliefern: Katalog, Vergabe, Rechnung

Öffentliche Beschaffung folgt einem Haushaltsrhythmus, nicht einer Absatzplanung. Was ein Amt in einem Jahr nicht abruft, steht im Folgejahr nicht automatisch wieder zur Verfügung. Erfahrungsgemäß verdichten sich Abrufe aus laufenden Rahmenverträgen deshalb gegen Jahresende, und zwar in genau den Warengruppen, die im technischen Großhandel, im Sanitär- und Elektrobereich, in der Labor- und Medizintechnik und in der Betriebsausstattung ohnehin geführt werden. Für einen Lieferanten heißt das: Der Kanal, über den abgerufen wird, muss im vierten Quartal fertig sein und nicht im Aufbau. Ein Katalog, der erst im Dezember vollständig wird, verpasst die Abrufe, für die der Rahmenvertrag gewonnen wurde.

Die Kundschaft ist dabei breiter, als der Begriff Behörde vermuten lässt. Kommunale Eigenbetriebe, Stadtwerke, Kliniken in öffentlicher Trägerschaft, Hochschulen, Feuerwehren und Landesbetriebe kaufen nach denselben Regeln ein. Was sie verbindet, ist die Reihenfolge: erst ein Vergabeverfahren, dann ein Vertrag, dann der einzelne Abruf. Der Shop steht am dritten Punkt dieser Kette, und genau dort entscheidet sich, ob ein gewonnener Rahmenvertrag auch ausgeschöpft wird. Wie ein solcher Abruf aus einem Rahmenvertrag technisch aussieht, hängt davon ab, ob die Vergabestelle selbst im Shop einkauft oder über ein eigenes Beschaffungsportal kommt.

Seit der Vergaberechtsreform gibt es dazu eine amtliche Statistik, und ihre Größenordnung überrascht viele Vertriebsteams. Für das Berichtsjahr 2024 weist sie 199.334 Vergaben (Statistisches Bundesamt) mit einem Auftragsvolumen von 135,2 Mrd. Euro (Statistisches Bundesamt) aus; erfasst sind 11.524 Berichtsstellen (Statistisches Bundesamt, Anzahl bis 31. Dezember 2024). Das ist kein Nischenmarkt am Rand des gewerblichen Geschäfts, sondern ein Absatzkanal mit eigener Verfahrensordnung, eigenen Fristen und eigenen Belegpflichten.

Diese Zahlenbasis ist jung. Erst seit Oktober 2020 erfasst die Vergabestatistik in Deutschland erstmals die grundlegenden Daten zu öffentlichen Aufträgen flächendeckend (Statistisches Bundesamt); vorher verfügten Bund, Länder und Kommunen über keine valide Datenbasis. Gemeldet wird dabei nicht freiwillig.

Ein Katalog für den öffentlichen Einkauf unterscheidet sich weniger im Sortiment als in der Verbindlichkeit der Angaben. Eine Vergabestelle muss jeden Abruf gegenüber der eigenen Rechnungsprüfung belegen können, und dafür braucht sie Felder, die im gewerblichen Handel oft als Beiwerk gelten. Fehlen sie, wandert der Vorgang in die manuelle Bearbeitung - und ein manuell bearbeiteter Abruf ist der Anfang eines Lieferantenwechsels.

Technisch bedeutet das: Eine Katalogposition für den öffentlichen Einkauf trägt mehr Felder als ein gewöhnlicher Shop-Artikel. Der folgende Ausschnitt zeigt, wie eine Position aussehen kann, die sowohl den Abruf als auch die spätere Rechnung trägt.

Die Werte sind schematisch. Entscheidend ist die Struktur: Vertragsbezug, Preisgültigkeit und die Felder, die später auf der Rechnung erwartet werden, hängen an derselben Position - nicht an drei getrennten Listen, die im Lauf einer vierjährigen Vertragslaufzeit erfahrungsgemäß auseinanderlaufen.

Am Ende der Kette steht die Rechnung, und dort ist der Bund am strengsten. Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln (§ 3 Absatz 1 ERechV); die Empfänger müssen sie unter Nutzung eines Verwaltungsportals elektronisch empfangen (§ 3 Absatz 2 ERechV). Für die Ausstellung ist grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden; ein anderer Standard nur dann, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht (§ 4 Absatz 1 ERechV). Eine der wenigen Ausnahmen betrifft Kleinstbeträge: Die Pflicht gilt nicht für Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden (§ 3 Absatz 3 Nummer 1 ERechV).

Dazu kommen zwei Felder, die nicht die Buchhaltung liefert, sondern der Bestellprozess: Lieferantennummer und Bestellnummer sind anzugeben, wenn sie dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden (§ 5 Absatz 2 ERechV). Genau deshalb gehört die Erfassung dieser Felder in den Abruf und nicht in die Fakturierung - später sind sie nur noch mit Rückfrage zu beschaffen. Die Leitweg-Identifikationsnummer selbst vergibt der Auftraggeber; sie steht in den Vergabeunterlagen oder in der Bestellung und adressiert die empfangende Stelle. Wie dieser Datenfluss zwischen Shop, Warenwirtschaft und Portal aufgesetzt wird, behandelt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht im B2B-Shop; den Leistungsumfang beschreibt unsere Seite zur E-Rechnung.

Der öffentliche Einkauf ist für einen B2B-Shop kein Sonderfall im Sortiment, sondern ein Sonderfall in der Datenführung. Die Artikel sind meist dieselben wie im gewerblichen Geschäft; verschieden sind die Felder, die mitlaufen müssen, und die Reihenfolge, in der sie entstehen. Wer die Vertragsebene sauber von der Abrufebene trennt und beide über dieselbe Positionsnummer verbindet, hat den größeren Teil der Arbeit erledigt - der Rest folgt daraus fast von selbst.

Konkret heißt das: eine Preisliste je Rahmenvertrag in der Warenwirtschaft, ein Katalog im Shop, der genau diese Liste und nichts daneben zeigt, Pflichtfelder am Abruf für Bestell- und Lieferantennummer sowie ein Rechnungsdatensatz, der die Angaben nach § 5 ERechV vollständig trägt. Das lässt sich auf Basis der Shopware Community Edition abbilden; die Umsetzung beschreiben wir unter Shopware-Entwicklung und, für die Anbindung der Warenwirtschaft, unter Schnittstellen.