Kurz und einfach erklärt
Dieser Text geht um die E-Rechnung im Format XRechnung. Bald kommt eine neue Version. Sie heißt XRechnung 4.0.
Mit der neuen Version kann eine Rechnung viele Bestellungen enthalten. Das hilft bei einer Rechnung für den ganzen Monat. Auch Skonto hat dann eigene Felder. Skonto ist ein Abzug, wenn der Kunde schnell zahlt.
Die alte Version gilt noch eine Zeit lang. Es gibt keinen Grund zur Eile. Aber Shop und ERP brauchen gute Daten. Das ERP ist das Programm für Aufträge, Lager und Rechnungen.
Der Text ersetzt keine Beratung zur Steuer. Fragen Sie dazu Ihre Steuerkanzlei.
Wir helfen, Shop und ERP für die neue Version bereit zu machen.
Viele B2B-Shops rechnen mit Firmenkunden nicht je Bestellung ab, sondern einmal im Monat: eine Sammelrechnung über alle Lieferungen, oft mit Skonto bei Zahlung innerhalb einer Frist. Genau dafür war die E-Rechnung bisher eng geschnitten. XRechnung 3.0 sieht im Rechnungskopf höchstens eine Bestellreferenz vor, und Skonto steht als Zeichenfolge im Textfeld der Zahlungsbedingungen. Das ändert sich mit XRechnung 4.0: Die Koordinierungsstelle für IT-Standards hat am 15.09.2026 eine Vorversion veröffentlicht, die mehrere Bestellungen und Lieferungen pro Rechnung abbilden kann und Skonto in eine eigene Feldgruppe überführt (KoSIT). Eile ist nicht geboten, denn XRechnung 3.0 bleibt mindestens bis 31.07.2027 in Kraft (KoSIT). Wer aber Sammelrechnungen mit Bestellnummern der Einkäufer und Skonto-Staffeln ausstellt, kann die Monate bis zum finalen Bundle nutzen, um die Daten in Shop und ERP vorzubereiten. Dieser Beitrag zeigt, welche Felder neu sind, welche Daten vorher sauber sein müssen und wie ein Testplan aussieht.
Das Wichtigste in Kürze
- Die KoSIT hat am 15.09.2026 die Vorversion von XRechnung 4.0 veröffentlicht, die noch nicht für den Produktivbetrieb gedacht ist. Das finale Bundle wird voraussichtlich im Frühjahr 2027 erwartet (KoSIT).
- XRechnung 3.0 bleibt mindestens bis 31.07.2027 in Kraft, für bisherige und neue EN 16931-1 ist eine parallele Nutzung bis März 2029 vorgesehen (KoSIT). Die genauen Übergangsfristen kommen mit dem Bundle.
- Mehrere Bestellungen und Lieferungen je Rechnung werden abbildbar: Bestellreferenz (BT-188), Lieferschein (BT-198) und Lieferdatum (BT-187) können je Position stehen (KoSIT).
- Skonto wandert aus der Zeichenfolge #SKONTO#TAGE=n#PROZENT=n# im Feld BT-20 in die neue Gruppe BG-35 mit Enddatum, Prozentsatz und Betrag. Aus Fristen in Tagen werden Kalenderdaten (KoSIT).
- Für eine Sammelrechnung braucht der Shop die Bestellnummer des Kunden je Bestellung und das ERP Lieferschein und Lieferdatum je Position, denn in einer E-Rechnung genügt der Verweis auf den Lieferschein nicht (BMF).
- Vor dem Wechsel gehört jede Rechnungsart in einen validierten Testlauf: Sammelrechnung, Teillieferung, Skonto-Staffel, Rechnungskorrektur. Den Validierungsbericht aufzubewahren, bietet sich als Nachweis an (BMF).
Was die Vorversion von XRechnung 4.0 ändert
XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen. Diese Norm wurde überarbeitet: Die neue Fassung EN 16931-1:2026 ist ratifiziert und seit März 2026 in englischer Sprache verfügbar (KoSIT). Insgesamt kamen über 50 neue Business Terms und 7 neue Business Groups hinzu (KoSIT). Business Terms, kurz BT, sind die einzelnen Datenfelder einer E-Rechnung, Business Groups (BG) fassen mehrere davon zusammen. XRechnung 4.0 überträgt diese Änderungen in den deutschen Standard. Die Vorversion vom 15.09.2026 soll einen frühen Überblick geben und ist ausdrücklich noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen (KoSIT).
- Mehrere Bestellungen und Lieferungen lassen sich in einer Rechnung referenzieren, mit Bestell- und Lieferscheinbezug je Position (KoSIT).
- Detailliertere Lieferinformationen sind möglich, bis hin zu Lieferdatum und Lieferanschrift je Rechnungsposition (KoSIT).
- Skonto bekommt mit der Gruppe BG-35 „Early Payment Discount“ eigene Felder und ersetzt die bisherige Regelung (KoSIT).
- Verzugszinsen lassen sich in der Gruppe BG-36 „Late Payment Penalty“ strukturiert angeben (KoSIT).
- Fremdforderungen werden über die neue Gruppe BG-34 „Charges on Behalf of a Third Party“ abgebildet (KoSIT).
- Käuferreferenz und Anhänge: BT-10 „Buyer reference“ darf mehrfach vorkommen, und XML-Anhänge sind in der Kernrechnung erlaubt (KoSIT).
Die KoSIT nennt als wesentlichen Aspekt des neuen Kernrechnungsmodells die Auflösung der strengen Beziehung „eine Bestellung – eine Lieferung – eine Rechnung“ (KoSIT). Für Großhandel und Industrie ist das der Kern der Änderung: Die Rechnung kann künftig so aufgebaut sein wie das Geschäft, das sie abrechnet. Je nach Branche können diese neuen Funktionen laut KoSIT tiefgreifende Auswirkungen auf die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen haben (KoSIT). Für einen B2B-Shop betrifft das weniger die Oberfläche als die Daten dahinter: Was nicht schon beim Bestellen und beim Versand sauber erfasst wird, kann die Rechnung am Monatsende nicht nachliefern.
Zeitplan: 3.0 gilt weiter, 4.0 kommt 2027
Für die Planung zählen fünf Daten. XRechnung 3.0 ist seit dem 01.02.2024 in Kraft (KoSIT). Weil es im Sommer 2026 kein normatives Release gab, bleibt diese Version mindestens bis 31.07.2027 in Kraft (KoSIT). Die finale Version 4.0 soll voraussichtlich im Frühjahr 2027 zusammen mit den technischen Komponenten als Bundle erscheinen (KoSIT). Sie hängt noch an Vorarbeiten des europäischen Normungsgremiums CEN: Die Syntaxbinding-Dokumente sind veröffentlicht, die CEN-Validierungsartefakte stehen noch aus (KoSIT).
| Datum | Meilenstein | Bedeutung für Shop und ERP |
|---|---|---|
| 01.02.2024 | XRechnung 3.0 tritt in Kraft | heute gültiger Standard für Ausgangsrechnungen |
| 15.09.2026 | Vorversion XRechnung 4.0 | Felder und Regeln lesen, Datenlücken finden, kein Produktivbetrieb |
| Frühjahr 2027 (voraussichtlich) | Bundle XRechnung 4.0 mit technischen Komponenten | Mapping und Validierung gegen die finale Fassung |
| 31.07.2027 (mindestens) | XRechnung 3.0 bleibt bis dahin in Kraft | bisherige Rechnungserzeugung bleibt nutzbar |
| März 2029 | Ende der vorgesehenen parallelen Nutzung beider Fassungen der EN 16931-1 | äußerer Rahmen für die Übergangsfristen |
Bis März 2029 ist eine parallele Nutzung der bisherigen und der neuen Fassung der EN 16931-1 vorgesehen (KoSIT). Die genauen Übergangsfristen für XRechnung werden innerhalb dieses Rahmens festgelegt und mit dem Bundle 4.0 bekannt gegeben (KoSIT). Einen Stichtag, an dem alle Rechnungssteller gleichzeitig umstellen, gibt es damit bisher nicht. Für die Planung ist es deshalb sinnvoll, beide Fassungen eine Zeit lang nebeneinander erzeugen zu können, je nachdem, was ein Kunde empfangen kann.
Wer statt XRechnung das hybride Format ZUGFeRD ausstellt, ist ebenso betroffen, denn ZUGFeRD ab Version 2.0.1 beruht auf der Normenreihe EN 16931 (BMF). Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat dem Profil EXTENDED bereits ab ZUGFeRD 2.5 eine neue Funktionalität aus der kommenden EN 16931-1:2026 hinzugefügt (FeRD). Das nächste ZUGFeRD-Release erscheint laut FeRD voraussichtlich im Herbst 2026 und soll weitere Funktionen aus der neuen Revision der EN 16931 enthalten (FeRD). Wer beide Formate ausstellt, plant die Umstellung deshalb sinnvollerweise gemeinsam.
Vorversion heißt Arbeitsstand
Warum das Format umsatzsteuerlich zählt
Das Umsatzsteuergesetz bindet die E-Rechnung an ein Format. Ihr strukturiertes elektronisches Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein und dann die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein normkonformes oder damit interoperables Format erlauben (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). XRechnung und, unter bestimmten Voraussetzungen, ZUGFeRD erfüllen nach Auffassung der Finanzverwaltung die Voraussetzungen einer Rechnung, die der EN 16931 entspricht (BMF). Welches zulässige Format verwendet wird, ist danach eine zivilrechtliche Frage, die nur die Vertragsparteien entscheiden (BMF).
Die Pflicht zur Ausstellung kommt in Stufen. Rechnungen über Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Umsätze aus 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Was die Pflicht für Shop und ERP im Einzelnen bedeutet, beschreibt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht im B2B-Shop. Rechnungen an Firmenkunden in anderen EU-Staaten behandelt der Beitrag zur E-Rechnung an Kunden im EU-Ausland.
Für eine Formatumstellung ist ein weiterer Punkt wichtig: Eine Datei, die wegen Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte Format nicht erfüllt, gilt als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format (BMF). Der Wechsel auf eine neue Version ist deshalb kein reines IT-Thema. Erzeugt das System eine Fassung, die der Empfänger nicht verarbeiten kann, kommen Rückfragen, und im ungünstigen Fall muss die Rechnung neu ausgestellt werden.
Sammelrechnung: mehrere Bestellungen auf einem Beleg
Umsatzsteuerlich kann auch eine Sammelrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden (BMF). Als Zeitpunkt der Lieferung darf dabei der Kalendermonat angegeben werden, in dem geliefert wurde (§ 31 Abs. 4 UStDV). Das passt zur Monatsrechnung, die viele B2B-Shops für Stammkunden mit Rechnungskauf nutzen. Eine Einschränkung betrifft aber genau das Mittel, mit dem Sammelrechnungen bisher schlank blieben: Den Bezug auf den Lieferschein für die Leistungsbeschreibung lässt die Finanzverwaltung nur bei einer sonstigen Rechnung zu (BMF). Auch der Lieferzeitpunkt darf nur bei sonstigen Rechnungen im Lieferschein stehen; in einer E-Rechnung muss die Angabe im vorgegebenen strukturierten Datenformat enthalten sein (BMF).
Die E-Rechnung muss also selbst tragen, was früher auf mehrere Papiere verteilt war. XRechnung 3.0 sieht im Rechnungskopf höchstens eine Bestellreferenz (BT-13) vor (KoSIT). Bei einer Sammelrechnung über zehn Bestellungen landen die übrigen Nummern deshalb oft in Positionstexten oder Bemerkungen. Für die Rechnungsprüfung beim Kunden ist das mühsam: Sein System soll jede Position einer Bestellung und einem Wareneingang zuordnen, findet die Nummer aber nur als Freitext.
Die Vorversion löst das über Referenzen je Rechnungsposition. Die Bestellreferenz steht entweder im Kopf (BT-13) oder je Position (BT-188), aber nicht an beiden Stellen (KoSIT). Für Lieferscheine gibt es eine Referenz im Kopf (BT-197) und je Position (BT-198), mit derselben Entweder-oder-Regel (KoSIT). Lieferinformationen wie Empfänger, Lieferort und tatsächliches Lieferdatum (BT-187) lassen sich in der Gruppe BG-37 je Position angeben, ebenfalls entweder im Kopf oder in den Positionen (KoSIT).
| Angabe | XRechnung 3.0 | Vorversion 4.0 | Datenquelle |
|---|---|---|---|
| Bestellnummer des Kunden | höchstens eine, im Kopf (BT-13) | im Kopf (BT-13) oder je Position (BT-188) | Checkout, EDI- oder Katalogauftrag |
| Lieferschein | kein eigenes Feld, nur Versandanzeige (BT-16) | im Kopf (BT-197) oder je Position (BT-198) | ERP, Versand |
| Lieferdatum | einmal im Kopf (BT-72) | je Position in BG-37 (BT-187) | ERP, Warenausgang |
| Käuferreferenz | genau eine (BT-10) | mehrfach möglich (BT-10) | Kundenstamm, Checkout |
| Skonto | Zeichenfolge im Textfeld BT-20 | Gruppe BG-35 mit Datum, Prozentsatz, Betrag | Zahlungskonditionen im ERP |
| Verzugszinsen | kein eigenes Feld | Gruppe BG-36 | Zahlungskonditionen im ERP |
Für einen B2B-Shop folgt daraus eine klare Arbeitsteilung. Was der Kunde beim Bestellen angibt, muss der Shop erfassen und unverändert an das ERP weitergeben. Was beim Kommissionieren und Versenden entsteht, muss das ERP der richtigen Rechnungsposition zuordnen. Fehlt eines davon, kann auch eine gute Rechnungsschnittstelle die neuen Felder nicht füllen.
Bestellreferenz je Position: was Shop und ERP liefern müssen
Die wichtigste Angabe für die Sammelrechnung ist die Bestellnummer des Kunden. Viele Einkaufsabteilungen erzeugen sie in ihrem eigenen System und prüfen eingehende Rechnungen dagegen. Im Shop gehört dafür ein Feld in den Checkout, das je Bestellung ausgefüllt wird und für Kunden, die es verlangen, Pflicht ist. Kommt die Bestellung über EDI oder eine Katalogschnittstelle, liefert der Kunde die Nummer selbst mit; dann muss sie im Auftrag im ERP als eigenes Feld landen und nicht im Kommentar. Wie solche Kanäle angebunden werden, zeigen unsere Beiträge zu EDI im B2B-Shop und zu Rahmenverträgen und Abrufaufträgen.
Bestellnummer des Kunden
Ein Feld je Bestellung im Checkout, je Kundenkonto als Pflichtfeld schaltbar, mit Prüfung von Länge und Zeichen, damit die Nummer später unverändert in BT-13 oder BT-188 landet.
Bestellposition
Arbeitet der Kunde mit Positionsnummern in seiner Bestellung, braucht die Rechnung auch diese. Für den Bezug auf eine Zeile der Bestellung gibt es das Feld BT-132.
Lieferscheinnummer
Das ERP muss wissen, welcher Lieferschein welche Rechnungsposition enthält, auch bei Teillieferungen, in denen eine Bestellung auf zwei Lieferscheine verteilt wird.
Lieferdatum je Position
Das tatsächliche Datum aus dem Warenausgang, nicht das Bestelldatum aus dem Shop. Umsatzsteuerlich genügt bei Monatsrechnungen der Kalendermonat, das neue Feld nimmt den genauen Tag auf.
Lieferanschrift je Position
Beliefert ein Kunde mehrere Baustellen oder Werke, gehört die Anschrift an die Position. Die Gruppe BG-37 nimmt Empfänger, Lieferort und Anschrift je Position auf.
Käuferreferenz
Abteilung, Kostenstelle oder Leitweg-ID: Was der Kunde für die interne Weiterleitung braucht, steht im Kundenstamm und kann künftig mehrfach übergeben werden (BT-10).
Ein Punkt wird bei Sammelrechnungen leicht übersehen: die Reihenfolge, in der die Daten entstehen. Die Bestellnummer gibt es beim Kauf, den Lieferschein beim Versand, die Rechnung erst am Monatsende. Schreibt der Shop die Bestellnummer nur in die Bestellbestätigung und übergibt sie nicht als eigenes Feld an das ERP, ist sie am Monatsende verloren. Eine einfache Probe: Nehmen Sie drei echte Bestellungen des letzten Monats und prüfen Sie, ob die Nummer des Kunden im Auftrag, im Lieferschein und in der Rechnungsposition wieder auftaucht.
Für öffentliche Auftraggeber ist die Käuferreferenz ohnehin belegt: Für die Leitweg-ID wird das in XRechnung verpflichtende Feld Buyer Reference genutzt (KoSIT), wie auch unser Beitrag zu öffentlichen Auftraggebern im B2B-Shop beschreibt. Im B2B-Verkehr können dort eigene Käuferreferenzen stehen (KoSIT). Umsatzsteuerlich ist eine fehlende Angabe in BT-10 nach Auffassung der Finanzverwaltung unbeachtlich (BMF), für die Weiterleitung beim Kunden aber oft entscheidend. Die Vorversion erlaubt mehrere Käuferreferenzen samt optionalem Kennzeichen für das verwendete Schema (KoSIT).
Skonto wird ein Datenfeld
Skonto ist im deutschen B2B-Handel verbreitet, in der europäischen Norm aber bisher nicht vorgesehen. Die Spezifikation XRechnung 3.0.2 hält fest, dass das Datenmodell der EN 16931 derzeit keine strukturierten Informationselemente für Skonto-Informationen bereitstellt (KoSIT). Die Gremien haben deshalb eine Konvention für das Textfeld der Zahlungsbedingungen (BT-20) vereinbart: Jede Skontostufe ist eine Zeile wie #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.25#, mit den Segmenten SKONTO, TAGE und PROZENT (KoSIT). Bezieht sich das Skonto nur auf einen Teil des fälligen Betrags, kommt als viertes Segment BASISBETRAG hinzu (KoSIT). Alle Angaben müssen in Großbuchstaben stehen, zusätzliche Leerzeichen sind nicht zulässig (KoSIT).
Steuerrechtlich genügt auf der Rechnung eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis“, um die Pflichtangabe zu im Voraus vereinbarten Minderungen des Entgelts zu erfüllen (BMF). Der Skontobetrag muss nicht ausgewiesen werden, weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer (BMF). Zieht der Kunde Skonto, mindert sich die Bemessungsgrundlage, eine Rechnungsberichtigung ist dafür nicht erforderlich (BMF).
Die Vorversion von XRechnung 4.0 ersetzt die bisherige Skonto-Regelung durch die neue Gruppe BG-35 „Early Payment Discount“ (KoSIT). Jede Skontostufe hat ein Enddatum der Skontofrist (BT-170), einen Prozentsatz (BT-171) und einen Betrag (BT-172); das Enddatum ist Pflicht, Prozentsatz und Betrag sind optional (KoSIT). Die Gruppe darf mehrfach vorkommen, eine Skonto-Staffel ist also abbildbar, und die Prozentsätze verschiedener Stufen werden nicht addiert (KoSIT). Bezugsgröße des Prozentsatzes ist der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer (BT-112), und werden Prozentsatz und Betrag zugleich angegeben, muss der Betrag rechnerisch zum Prozentsatz passen (KoSIT).
Aus Tagen werden Daten
- Sammelrechnung vom 30.11.2026 über 11.900 Euro brutto, Konditionen 14 Tage 2 Prozent und 28 Tage 1 Prozent Skonto (Rechenbeispiel).
- Bisher in BT-20: die Zeilen #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# und #SKONTO#TAGE=28#PROZENT=1.00# (Rechenbeispiel).
- Mit BG-35: Stufe 1 bis 14.12.2026 mit 2,00 Prozent und 238,00 Euro, Stufe 2 bis 28.12.2026 mit 1,00 Prozent und 119,00 Euro (Rechenbeispiel).
- Bezugsgröße bisher: der fällige Zahlbetrag (BT-115), sofern kein BASISBETRAG angegeben ist; in der Vorversion: der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer (BT-112). Werden auf der Rechnung bereits gezahlte Beträge verrechnet, sollte das ERP beide Werte getrennt kennen (KoSIT).
Unsere Beiträge zu B2B-Zahlungsarten mit Rechnungskauf und Kreditlimit und zum Jahresbonus im Kundenportal zeigen, wo Zahlungskonditionen und nachträgliche Nachlässe im Shop sichtbar werden. Für die E-Rechnung zählt, dass dieselben Konditionen im ERP als Daten vorliegen: eine Kondition je Kunde, eine Staffel mit Tagen und Prozentsätzen und eine Regel, ob Skonto auf den ganzen Betrag oder nur auf einen Teil gewährt wird. Welche Zahlungsarten wir dafür im Checkout einrichten, steht auf der Seite zu B2B-Zahlungsarten.
Verzugszinsen, Fremdforderungen, XML-Anhänge
Mit der Gruppe BG-36 „Late Payment Penalty“ bekommen auch Verzugsregeln eigene Felder: ein Startdatum (BT-181), einen Jahreszinssatz bezogen auf den Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer (BT-182) und einen festen Betrag (BT-183) (KoSIT). Das Gesetz sieht bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung für Entgeltforderungen einen Zinssatz von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz vor (§ 288 Abs. 2 BGB) und gegenüber Schuldnern, die keine Verbraucher sind, eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB). Ob und in welcher Form solche Angaben auf die Rechnung gehören, entscheiden Vertrieb, Buchhaltung und Rechtsberatung gemeinsam. Technisch ist zu beachten, dass ein fester Prozentsatz im Feld beim Erzeugen der Rechnung berechnet werden muss, weil der Basiszinssatz nicht fest ist.
Fremdforderungen sind Beträge, die nicht Teil der Rechnung sind, aber mit ihr bezahlt werden sollen; dafür gibt es die Gruppe BG-34 mit Betrag (BT-179) und Beschreibung (BT-180) (KoSIT). Ob es solche Beträge in Ihrem Geschäft gibt, klären Sie vorab mit der Steuerberatung, bevor dafür ein Feld im ERP entsteht. Neu ist außerdem, dass XML-Anhänge in der Kernrechnung zulässig sind (KoSIT). Die KoSIT sieht sie vor allem dort, wo Informationen in der Rechnungslogik selbst untergebracht werden müssen und für andere Anforderungen relevant sind, etwa in Reportingszenarien (KoSIT). Für B2B-Shops mit Branchendaten kann das ein Weg sein, zusätzliche strukturierte Angaben mitzugeben, wenn ein Kunde sie verlangt.
Zeitplan und Testplan für Shop und ERP
Weil die finale Fassung voraussichtlich erst im Frühjahr 2027 kommt (KoSIT), lässt sich die Vorbereitung in Etappen teilen. Sinnvoll ist eine Reihenfolge, in der zuerst die Daten an der Quelle repariert werden und erst danach die Rechnungsschnittstelle angepasst wird:
- Bis zum Jahresende 2026: Feldinventur. Für jede Rechnungsart (Einzelrechnung, Sammelrechnung, Teillieferung, Rechnungskorrektur) festhalten, woher Bestellnummer, Lieferschein, Lieferdatum, Lieferanschrift und Skonto kommen und wo sie heute verloren gehen.
- Anfang 2027: Daten an der Quelle reparieren. Checkout-Feld für die Bestellnummer, Übergabe an das ERP als eigenes Feld, Positionsbezug zum Lieferschein, Skonto-Konditionen als Tage und Prozentsätze statt Freitext.
- Mit dem Bundle 4.0: Zuordnung und Validierung. Die fachlichen Felder den finalen Feldnummern zuordnen und jede Testrechnung mit den technischen Komponenten des Bundles prüfen.
- Parallelbetrieb: je Kunde festhalten, welche Fassung und welches Format er empfängt, und beide Fassungen erzeugen können, solange beide zulässig sind.
- Umstellung je Kunde: nach Abstimmung mit dem Kunden und mit einer Probe-Rechnung vor der ersten echten Sammelrechnung im neuen Format.
Für die Tests reicht ein einzelner Musterfall nicht. Eine Sammelrechnung verhält sich anders als eine Einzelrechnung, und Fehler in einer Skonto-Staffel zeigen sich oft erst bei der zweiten Stufe. Diese Testfälle decken die neuen Felder ab:
- Sammelrechnung mit drei Bestellungen und zwei Lieferscheinen, Bestellreferenz ausschließlich je Position
- Teillieferung: eine Bestellung verteilt auf zwei Lieferscheine und zwei Rechnungen
- Lieferung an zwei verschiedene Lieferanschriften innerhalb einer Rechnung
- Skonto-Staffel mit zwei Stufen, Prozentsatz und Betrag, gerundet auf zwei Nachkommastellen
- Rechnungskorrektur mit Bezug auf eine vorausgegangene Sammelrechnung
- Kunde mit Leitweg-ID oder mit mehreren Käuferreferenzen
Jede Testrechnung sollte gegen Format und Geschäftsregeln validiert werden. Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Anwendung verlassen, und zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren (BMF). Wo Rechnungen, Lieferscheine und Berichte liegen und wie lange, beschreibt unser Beitrag zum Belegarchiv im Kundenkonto.
Wie wir Shop und ERP vorbereiten
Wir richten die Rechnungserzeugung in Shopware CE so ein, dass Bestellnummer, Positionsbezug und Konditionen aus Shop und ERP vollständig in der E-Rechnung ankommen, und binden sie über die passenden Schnittstellen an Ihr ERP an. Für XRechnung 4.0 heißt das vor allem Vorarbeit an den Daten: Checkout-Feld und Kundenstamm im Shop, Positionsbezug und Skonto-Konditionen im ERP, Testfälle für jede Rechnungsart. Wie wir E-Rechnungsprojekte aufsetzen, steht auf unserer Seite zur E-Rechnung im B2B-Shop. Sollen Ihre Kunden Rechnungen und Lieferscheine zusätzlich im Kundenportal abrufen, planen wir das im selben Zug. Für eine Einschätzung, wie weit Ihre Daten heute reichen, erreichen Sie uns über die Kontaktseite.
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