Jahresbonus im B2B-Shop: Umsatzstaffel und Bonusstand zeigen

Ein Bonus, der nachträglich gezahlt wird, mindert das Entgelt für Lieferungen, die längst abgerechnet sind. Das Umsatzsteuergesetz behandelt das als Änderung der Bemessungsgrundlage: Der Unternehmer, der den Umsatz ausgeführt hat, muss den dafür geschuldeten Steuerbetrag berichtigen (§ 17 Abs. 1 Satz 1 UStG). Spiegelbildlich ist der Vorsteuerabzug bei dem Unternehmer zu berichtigen, an den der Umsatz ausgeführt wurde (§ 17 Abs. 1 Satz 2 UStG). Der Lieferant bekommt also einen Teil seiner Umsatzsteuer zurück, der Kunde gibt einen Teil seiner Vorsteuer zurück. Für beide ist der Bonus deshalb nicht nur ein Zahlungsvorgang, sondern ein Buchungsvorgang mit Steuerfolge.

Entscheidend für die Buchhaltung ist der Zeitpunkt. Die Berichtigungen sind für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 UStG), nicht rückwirkend in den Monaten, in denen die Waren geliefert wurden. Die ursprünglichen Rechnungen bleiben dabei unverändert. Die Finanzverwaltung nennt genau diesen Fall: Bei einer nachträglichen Zahlung wegen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen auf Grundlage der Jahresabnahmemengen muss die ursprüngliche Rechnung nicht berichtigt werden (BMF, UStAE 17.1 Abs. 3a). Das erspart Ihnen, zwölf Monate Rechnungen neu auszustellen, verlagert die Arbeit aber auf zwei andere Stellen: auf die Rechnung selbst und auf den Beleg zum Bonus.

Die zweite Stelle betrifft gemischte Sortimente. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), für bestimmte Umsätze ermäßigt sich die Steuer auf sieben Prozent (§ 12 Abs. 2 UStG). Werden die Entgelte für unterschiedlich besteuerte Lieferungen eines Zeitabschnitts gemeinsam geändert, und das Gesetz nennt ausdrücklich Jahresboni und Jahresrückvergütungen, muss der Unternehmer dem Leistungsempfänger einen Beleg erteilen, aus dem hervorgeht, wie sich die Änderung auf die unterschiedlich besteuerten Umsätze verteilt (§ 17 Abs. 4 UStG). Ein Großhändler, dessen Sortiment Artikel zu beiden Sätzen enthält, braucht dafür die Umsätze je Steuersatz, und zwar je Kunde und je Bonuszeitraum. Auch die eigenen Aufzeichnungen müssen ersichtlich machen, wie sich die Entgelte auf die Steuersätze verteilen (§ 22 Abs. 2 UStG).

Im kaufmännischen Alltag heißt fast alles „Gutschrift“, was dem Kunden Geld zurückgibt. Im Umsatzsteuerrecht ist das Wort belegt: Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausstellt, sofern dies vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Ein solches Dokument muss die Angabe „Gutschrift“ tragen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG), bei E-Rechnungen etwa über die Auswahl des entsprechenden Rechnungstyps (BMF, UStAE 14.5 Abs. 24). Gemeint ist das Verfahren, bei dem der Kunde selbst abrechnet, nicht die Bonusabrechnung des Lieferanten.

Ebenso wenig ist der Bonusbeleg eine Rechnungskorrektur. Ändert sich nach der Rechnung nur die Bemessungsgrundlage, ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich (BMF, UStAE 14.11 Abs. 4). Die spätere Zahlung aufgrund einer Bonusvereinbarung ist eine Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, eine Rechnungsberichtigung im Sinne von § 31 Abs. 5 UStDV ist dann nicht erforderlich (BMF, UStAE 14.5 Abs. 19). Ein Belegaustausch ist nur in den Fällen des § 17 Abs. 4 UStG vorgeschrieben, also wenn der Bonus unterschiedlich besteuerte Umsätze betrifft (BMF, UStAE 17.1 Abs. 3a). Und dieser Beleg kann, muss aber nicht als umsatzsteuerliche Rechnung ausgestellt werden (BMF, UStAE 17.1 Abs. 3a).

Für die Praxis folgt daraus eine einfache Regel: Der Beleg, den Ihr ERP zum Stichtag erzeugt, sollte so heißen, wie er gemeint ist, etwa „Bonusabrechnung 2026“ oder „Beleg über Entgeltminderung nach § 17 Abs. 4 UStG“. Er bezieht sich auf Bonusvereinbarung und Zeitraum und weist die Minderung je Steuersatz aus. Das Wort „Gutschrift“ bleibt dem Verfahren vorbehalten, in dem Ihr Kunde abrechnet. Das erleichtert auch der Buchhaltung Ihres Kunden die Zuordnung, denn sie braucht den Beleg für ihre Vorsteuerberichtigung. Welche Bezeichnung Sie verwenden und ob der Beleg zusätzlich die Merkmale einer Rechnung trägt, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Der Bonusstand gehört dorthin, wo Einkäufer ohnehin nachsehen: auf die Startseite des Kundenkontos, neben offene Bestellungen und Belege. In einem B2B-Kundenportal auf Basis von Shopware CE lässt sich dafür ein eigener Bereich anlegen, der seine Werte aus dem ERP bezieht. Der Shop rechnet den Bonus nicht selbst aus. Er kennt nur die Bestellungen, die über ihn eingegangen sind, und weiß nichts von der telefonischen Nachbestellung, der EDI-Bestellung des Zentrallagers oder der Retoure, die gestern im Wareneingang gebucht wurde. Ein Bonusbereich sollte mindestens Folgendes zeigen:

Nicht jeder Besteller eines Firmenkontos muss Bonusbeträge sehen. In Konten mit mehreren Benutzern gehört die Anzeige an eine eigene Berechtigung, die etwa Einkaufsleitung und Geschäftsführung erhalten; wie solche Rollen in Shopware CE aufgebaut werden, zeigt der Beitrag zu Kundengruppen, Rollen und Rechten. Bei Unternehmensgruppen mit gemeinsamem Bonus sieht die Zentrale den Gesamtstand, der einzelne Standort seinen Beitrag dazu.

Für den Datenstand reicht in der Regel ein nächtlicher Abgleich aus dem ERP. Wichtiger als Echtzeit ist, dass der Wert nachvollziehbar ist: Der Kunde sollte sehen können, aus welchen Rechnungen und Retouren sich der Betrag zusammensetzt. Eine einfache Liste der bonusrelevanten Belege mit Datum, Nummer und Nettobetrag beantwortet die meisten Rückfragen, bevor sie gestellt werden. Der Zusatz „vorläufig, maßgeblich ist die Abrechnung zum Stichtag“ schützt beide Seiten vor Missverständnissen, etwa wenn eine Reklamation im Dezember den Stand noch einmal senkt.

Zum Stichtag ermittelt das ERP den maßgeblichen Umsatz, wartet die vereinbarte Frist für Retouren ab und erzeugt den Bonusbeleg. Weil Umsatzsteuer und Vorsteuer für den Zeitraum berichtigt werden, in dem die Änderung eintritt (§ 17 Abs. 1 UStG), sollte das Belegdatum mit der Buchhaltung abgestimmt sein. Der Beleg geht an den Kunden, die Buchung an die Finanzbuchhaltung und eine Kopie an das Kundenkonto im Shop. Damit Kunde und Lieferant dieselben Zahlen sehen, sollte der Beleg diese Angaben tragen:

Im Kundenkonto landet der Beleg im selben Archiv wie Rechnungen und Lieferscheine. Welche Aufbewahrungsfristen dort gelten und wie ein solches Archiv aufgebaut wird, beschreibt der Beitrag zum Belegarchiv im Kundenkonto. Die Verbindung zwischen ERP und Shop für Bonusstand, Belegliste und Bonusbeleg ist eine klassische Schnittstellenaufgabe: eine Lesestrecke für Kennzahlen und eine Dokumentenstrecke für PDF oder strukturierte Daten. Beide lassen sich in der Regel an eine bestehende ERP-Anbindung anhängen, statt eine neue aufzubauen.

Ein Bonusbereich im Kundenkonto ist kein Großprojekt, wenn die Reihenfolge stimmt. Sinnvoll ist ein Vorgehen, das mit den Daten beginnt und mit der Anzeige endet. Ein guter Zeitpunkt für die ersten beiden Schritte ist vor dem Beginn eines neuen Bonusjahres, weil dann jede Rechnung des Jahres den Hinweis von Anfang an trägt:

Wir setzen solche Bonusbereiche als Erweiterung in Shopware CE um und verbinden sie über die bestehende Schnittstelle oder eine zusätzliche Lesestrecke mit dem ERP. Der Aufwand hängt vor allem davon ab, wie sauber die Vereinbarungen heute schon im ERP stehen; liegen sie nur als PDF vor, beginnt das Projekt mit der Erfassung. Einen Überblick über unsere Arbeit an Shopware-Entwicklung und B2B-Portalen finden Sie auf den jeweiligen Seiten.