Was kostet ein B2B-Shop? Budget für 2027 realistisch planen

Bevor eine Zahl im Budget steht, lohnt die Frage, welchen Teil des Geschäfts der Shop künftig abwickeln soll. Die europäische Statistik zeigt, wie unterschiedlich elektronische Bestellwege genutzt werden: Unternehmen in der EU mit mindestens 10 Beschäftigten erzielten 2024 19,49 Prozent ihres Gesamtumsatzes über elektronische Verkäufe (Eurostat). Davon entfielen 8,39 Prozent des Gesamtumsatzes auf Websites und Apps und 11,07 Prozent auf EDI-Nachrichten, also den automatischen Austausch von Bestelldaten zwischen den Systemen von Käufer und Verkäufer (Eurostat).

Für den B2B-Shop ist die Aufteilung innerhalb der Web-Verkäufe aufschlussreich: 4,34 Prozent des Gesamtumsatzes stammten aus Web-Verkäufen an andere Unternehmen und Behörden, 4,04 Prozent aus Web-Verkäufen an Privatkunden (Eurostat). Geschäftskunden kaufen also bereits in nennenswertem Umfang über Websites ein, der größere Teil des elektronischen Volumens läuft aber über Systemkopplungen. Für das Budget folgt daraus: Ein Shop, der nur die Website abdeckt, erreicht einen Teil der Kunden. Wer Großkunden mit eigenen Einkaufssystemen bedient, plant Punchout oder EDI von Anfang an mit.

Für die eigene Planung hilft eine einfache Rechnung mit eigenen Zahlen: Welcher Umsatz läuft heute über Telefon, Fax und E-Mail, welcher Anteil davon soll in zwei Jahren über den Shop kommen, und was kostet die manuelle Erfassung eines Auftrags im Innendienst? Das Ergebnis ist kein Shoppreis, aber ein Rahmen, an dem sich die Budgetblöcke messen lassen. Diese Bewertung steht am Anfang unserer B2B-E-Commerce-Beratung, bevor eine Zeile Code entsteht.

Kaum ein Block schwankt zwischen zwei B2B-Shops so stark wie die Preislogik. Ein Großhändler mit drei Kundengruppen und Staffelpreisen kommt mit den Bordmitteln der Community Edition weit: Kundengruppen, erweiterte Preise je Regel und Mengenstaffeln am Artikel gehören zum Kern. Ein Hersteller mit Tausenden kundenindividueller Konditionen, Jahresboni und tagesaktuellen Zuschlägen braucht dagegen eine eigene Preisquelle, die der Shop abfragt oder regelmäßig übernimmt.

Gerade der letzte Punkt fällt in die Budgetplanung für 2027, weil viele Lieferanten ihre Preise zum Jahresbeginn anpassen. Gültigkeitsdaten an jedem Preis sind deshalb kein Komfort, sondern Teil des Umfangs. Was die Community Edition für Kundengruppen mitbringt und warum Firmenkonten mit mehrstufigen Freigaben eine Erweiterung oder eigene Entwicklung brauchen, beschreibt der Beitrag zu Kundengruppen, Rollen und Rechten; die Preismodelle in Shopware im Einzelnen erklärt der Beitrag zu B2B-Preislisten und Staffelpreisen.

Für die Schätzung ist ein schriftliches Preiskonzept vor dem Angebot der wirksamste Hebel: eine Seite mit allen Preisebenen, ihrer Herkunft und ihrer Rangfolge. Es kostet einen Workshop und erspart in der Regel mehrere Korrekturschleifen in der Umsetzung. Ohne dieses Papier kalkuliert jeder Anbieter mit einer anderen Annahme, und die Angebote sind nicht vergleichbar.

Wer einen bestehenden Shop ablöst, zahlt nicht nur für den neuen, sondern auch für den Umzug. Kundenkonten, Adressen, Bestellhistorie, Produktdaten und Medien müssen übertragen, geprüft und abgeglichen werden, dazu kommen Weiterleitungen für jede alte Adresse, die in Suchmaschinen und Lesezeichen steht. Die Schritte einer Migration ohne Sichtbarkeitsverlust beschreibt der Beitrag zur Shop-Migration ohne Rankingverlust.

Ein Posten wird beim Umzug regelmäßig übersehen: das Altsystem selbst. Rechnungen sind Buchungsbelege, Bestellungen und Auftragsbestätigungen gelten in der Regel als Handels- oder Geschäftsbriefe, und beide unterliegen Aufbewahrungsfristen. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder der Brief empfangen oder abgesandt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Wurden diese Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, darf die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und sie maschinell auswerten lassen (§ 147 Abs. 6 AO). Nach einem Systemwechsel genügt es, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 AO). Ob das Altsystem dafür weiterläuft oder ein Lesearchiv die Daten übernimmt, ist eine Budgetentscheidung, die vor der Abschaltung fällt und mit der Steuerberatung abgestimmt werden sollte. Welche Belege je Art wie lange aufzubewahren sind und wie ein Archiv im Kundenkonto aussieht, beschreibt der Beitrag zum Belegarchiv im Kundenkonto.

Für den Umzug eines bestehenden Shops zu Shopware nennt unsere Leistungsseite zur Shop-Migration den aktuellen Einstiegspreis. Was eine B2B-Migration mit Kundengruppen und ERP-Anbindung im Einzelfall umfasst, steht nach einer Bewertung des Altsystems fest. Laufende Kosten für Hosting und Wartung sind darin nicht enthalten und gehören in den Block Betrieb.

Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen schreibt das Umsatzsteuergesetz die elektronische Rechnung vor. Gemeint ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 UStG). Ein reines PDF ohne strukturierten Datensatz ist demnach keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (§ 14 UStG). Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln, und die allgemeine davon läuft jetzt aus.

Die Übergangsregel, nach der Rechnungen noch auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden dürfen, gilt für Umsätze der Jahre 2025 und 2026, deren Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Umsätze im Jahr 2027 gilt sie nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Ein B2B-Händler oberhalb dieser Grenze stellt also für Umsätze ab Januar 2027 Rechnungen an inländische Firmenkunden als E-Rechnung aus, soweit er nicht das EDI-Verfahren nutzt und keine gesetzliche Ausnahme greift.

Für das Shop-Budget entscheidend ist, wer die Rechnung erzeugt. Stellt das ERP sie aus, liegt der Hauptaufwand dort, und der Shop muss nur die strukturierte Fassung im Kundenkonto bereitstellen. Erzeugt der Shop die Rechnung selbst, braucht er ein Ausgabeformat nach der europäischen Norm, eine Prüfung vor dem Versand, eine Zustellung an die Adresse, die der Kunde für Rechnungen nennt, und eine Archivierung. Dazu kommen Stammdaten, die bisher niemand gepflegt hat: Leitweg-IDs öffentlicher Auftraggeber, Bestellnummern der Kunden je Position, die Empfangsadresse für E-Rechnungen.

Was die Pflicht im Detail verlangt und wie Shop und ERP sie gemeinsam erfüllen, beschreibt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht in Shop und ERP. Die Umsetzung bieten wir als E-Rechnung im B2B-Shop an. Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen schon heute; die Pflicht zum Ausstellen ist der Teil, der im Budget 2027 einen festen Termin bekommt.

Für Leistungen, die 2027 eingekauft werden, liefert die amtliche Preisstatistik einen Anhaltspunkt. Die Erzeugerpreise für Dienstleistungen insgesamt lagen im 2. Quartal 2026 um 3,7 Prozent über dem Vorjahresquartal (Destatis). Die IT-nahen Leistungen stiegen deutlich schwächer, wie die Tabelle zeigt.

Die Werte sind Preisindizes, keine Prognose, und sie beschreiben den Durchschnitt über viele Anbieter. Für die Planung reicht diese Genauigkeit: Ein laufender Posten ohne jeden Aufschlag unterstellt, dass die eigenen Dienstleister ihre Preise 2027 nicht anpassen. Ein pauschaler Aufschlag in Höhe der allgemeinen Teuerung bei Dienstleistungen überschätzt dagegen die IT-Posten. Sinnvoll ist ein Aufschlag je Block, angelehnt an die passende Zeile.

Größer als jeder Preisindex ist in der Regel ein anderer Effekt: Umfang, der im Budget fehlt. Ein Block, der im Angebot nicht steht, kostet im Projekt mehr als jede Preissteigerung. Deshalb lohnt es, das Budget erst nach Blöcken vollständig zu machen und dann die Preisentwicklung aufzuschlagen.

Die Leistungen und Konditionen unserer Pakete stehen auf der Seite Preise. Für einen neuen B2B-Shop beginnen wir mit der Frage, welche der sechs Blöcke in welchem Umfang anfallen, und setzen ihn anschließend als Shopware-Entwicklung auf der Community Edition um. Funktionen, die der Kern nicht mitbringt, entstehen dabei in der Regel als eigene Erweiterung statt als zusätzliche Lizenz.